Convocazione dell'assemblea condominiale e verbale, senza vizi

Il caso tipico: tre assemblee da convocare nella stessa settimana

Nei mesi in cui si approvano i rendiconti, uno studio di amministrazione può trovarsi a convocare più assemblee nella stessa settimana. Ognuna ha il suo ordine del giorno, i suoi condòmini da raggiungere con mezzi diversi, i suoi documenti da allegare. È qui che nascono gli errori più costosi: l'avviso inviato con l'email ordinaria a chi non ha la PEC, il punto "varie ed eventuali" su cui si finisce per deliberare spese, la seconda convocazione fissata a una data che non rispetta la legge.

L'art. 1130, n. 10, del codice civile chiede all'amministratore di redigere il rendiconto annuale e convocare l'assemblea per approvarlo entro 180 giorni. Oltre all'assemblea ordinaria possono servire assemblee straordinarie, convocate dall'amministratore o su richiesta di almeno due condòmini che rappresentino un sesto del valore dell'edificio: se l'amministratore non provvede entro dieci giorni dalla richiesta, i condòmini possono convocarla direttamente.

Le regole della convocazione dell'assemblea condominiale

Termini, mezzi e contenuto dell'avviso di convocazione sono fissati dall'art. 66 delle disposizioni di attuazione del codice civile; l'art. 1136 del codice civile aggiunge le regole sulla seconda convocazione e sulla convocazione di tutti gli aventi diritto.

Quando l'avviso di convocazione ha regole speciali

Alcune delibere richiedono un avviso diverso. Per modificare la destinazione d'uso delle parti comuni, l'art. 1117-ter del codice civile chiede che la convocazione sia affissa per almeno trenta giorni consecutivi nei luoghi di maggior uso comune e inviata con raccomandata o mezzi telematici equivalenti in modo che arrivi almeno venti giorni prima, indicando a pena di nullità le parti comuni interessate e la nuova destinazione. Nei casi previsti dall'art. 67 delle disposizioni di attuazione, che rinvia agli artt. 985, 986 e 1006 del codice civile, l'avviso va comunicato sia all'usufruttuario sia al nudo proprietario.

Convocazione dell'assemblea condominiale con Next-OS, passo per passo

Next-OS segue la convocazione dall'ordine del giorno al verbale.

1. Prepari l'ordine del giorno

Descrivi cosa deve decidere l'assemblea. Next-OS formula punti specifici, segnala quelli troppo generici e indica, per ciascuno, la maggioranza che servirà. Se all'ordine del giorno ci sono lavori straordinari, ricorda il fondo speciale obbligatorio dell'art. 1135, n. 4.

2. Generi l'avviso di convocazione dai tuoi modelli

Dal modello salvato in Next Drive, Next-OS compila l'avviso con date di prima e seconda convocazione, luogo o piattaforma, documenti allegati e modulo di delega. L'avviso si esporta in docx.

3. Controlli termini e mezzi

Indicando la data di invio, ricevi la verifica dei cinque giorni e l'elenco dei mezzi ammessi. L'invio ai condòmini resta tuo e va fatto con i mezzi dell'art. 66: l'email ordinaria non è tra questi. Con il piano Professional, Next-OS crea in calendario gli eventi di prima e seconda convocazione.

4. Prepari il verbale

Dopo l'assemblea carichi appunti, foglio presenze e deleghe: Next-OS redige la bozza di verbale con presenti, millesimi, votazioni ed eventuali dichiarazioni dei condòmini. Cosa deve contenere lo trovi nella sezione che segue.

Il verbale dell'assemblea condominiale

Il verbale dell'assemblea condominiale è la prova di ciò che è stato deciso: in caso di contestazione è il primo documento che il condòmino e il giudice leggono. Le delibere vanno trascritte nel registro dei verbali che l'amministratore tiene per l'art. 1130, n. 7, del codice civile, insieme alle mancate costituzioni dell'assemblea e alle brevi dichiarazioni dei condòmini che chiedono di metterle a verbale.

Un verbale di assemblea condominiale che regge a una contestazione riporta, per ogni punto all'ordine del giorno:

• i presenti, di persona, per delega o in videoconferenza, con i rispettivi millesimi;
• i nomi e i millesimi dei favorevoli, dei contrari e degli astenuti;
• il testo della delibera approvata;
• le eventuali dichiarazioni dei condòmini.

Per l'assemblea in videoconferenza, il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, va trasmesso all'amministratore e a tutti i condòmini con le stesse modalità previste per la convocazione (art. 66, comma 6, disp. att.).

Un esempio concreto: l'assemblea condominiale ordinaria

Un amministratore deve convocare l'assemblea ordinaria di un condominio di 30 unità: approvazione del rendiconto, preventivo dell'anno, rifacimento del manto di copertura del tetto con scelta tra tre offerte, nomina di un revisore dei conti richiesta da alcuni condòmini. Alcuni proprietari vivono all'estero e chiedono di collegarsi a distanza.

Scrive: "Prepara la convocazione con questi punti, prima convocazione il 10 e seconda il 12. Possiamo fare l'assemblea anche in videoconferenza?".

Next-OS restituisce:

• l'ordine del giorno con quattro punti specifici, tra cui "approvazione dei lavori di rifacimento del manto di copertura, scelta dell'impresa e costituzione del fondo speciale";
• la verifica delle date: la seconda convocazione è in un giorno diverso dalla prima ed entro dieci giorni;
• l'indicazione che la videoconferenza richiede il consenso della maggioranza dei condòmini e che nell'avviso vanno indicate piattaforma e ora;
• le maggioranze attese per ciascun punto, compresa quella per il revisore, che l'art. 1130-bis equipara a quella per la nomina dell'amministratore;
• l'elenco dei documenti da allegare e il modulo di delega.

La bozza è pronta per la revisione; l'invio con raccomandata o PEC lo gestisce lo studio.

Cosa verificare prima di spedire la convocazione

Gli errori di convocazione sono la prima causa di impugnazione: prima di spedire, questi controlli valgono più di qualsiasi automazione.

• L'anagrafe aggiornata: proprietari, usufruttuari, eredi e nuovi acquirenti risultano dal registro di anagrafe condominiale? Chi manca non è convocato.
• Il mezzo per ciascun condòmino: PEC solo per chi ne ha una, raccomandata o consegna a mano per gli altri, con prova dell'invio.
• La data di ricezione: fai in modo che l'avviso arrivi con margine rispetto ai cinque giorni.
• L'ordine del giorno: niente decisioni di spesa sotto la voce "varie ed eventuali".
• Le fonti: apri gli articoli citati da Next-OS se il caso ha particolarità, come un supercondominio.

Una convocazione corretta è la migliore difesa dall'impugnazione della delibera condominiale. Per le soglie di voto vedi la guida sulle maggioranze dell'assemblea condominiale; l'elenco di tutte le attività seguite dall'intelligenza artificiale per amministratori di condominio apre il sito.